I denne vejledning beskriver vi, hvordan du udbetaler hele opsparingen af Fritvalg eller søgnehelligdage via en indlæsning af løndata. Der er to situationer, hvor denne metode er at foretrække:
- Du skal udbetale Fritvalg/-SH-dage til mange medarbejdere i samme lønkørsel, men ikke dem alle.
- Du benytter Dimensioner i din bogføring.
Hvis du skal udbetale til alle medarbejderne i en lønkørsel og du ikke bruger dimensionsfordeling kan du med fordel bruge funktionen automatisk udbetaling via lønkørslen - se vejledningen 'Afholdelse eller udbetaling af fritvalg/SH-dage'.
Denne artikel er sidst opdateret: oktober 2023.
Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet.
Sådan kontakter du Intect Support
_____________________________________________________________________________________________
Hent rapport
For at finde værdien af Fritvalg/SH-dage, som medarbejderne har i rest, hentes rapporten 'Saldi for fritvalgsordning og søgnehelligdage'. Gå til Virksomhed - Rapporter - under overskriften Saldi.
Indsæt følgende søgekriterier:
- Pr. dato: indsæt slutdato for lønperioden.
- Markér 'Medtag fratrådte medarbejdere', hvis dine fratrådte medarbejdere har en restsaldo, der skal udbetales.
- Markér 'Skjul medarbejdere uden saldi'.
- Markér 'Medtag åbne kladder', så du får lønkørslen med for indeværende lønperiode.
- Du kan evt. afgrænse på afdelinger og /eller på medarbejderskabeloner, hvis relevant.
- Hent rapporten i Excel-format.
I kolonnen SH-dage (i dette tilfælde) fremgår beløbet, som medarbejderen har i rest, inklusiv indeværende lønperiode, da vi har valgt at medtage åbne kladder.
Tilret udtrækket
Tilføj en kolonne i dit udtræk og kald den 'Lønart'. Indsæt lønartsID'et på lønarten eller navnet på lønarten, der skal udbetale Fritvalg/SH-dage. Du kan finde lønartsID'et eller navnet på lønarten under Virksomhed - Opsætning - Løn-og tidsarter - søg på lønarten. Vi anbefaler, at du kopierer navnet, såfremt du foretrækker at bruge det, så du sikrer at navnet står præcis, som i Intect.
Kopier lønarts'ID'et eller lønartsnavnet, så det står på alle linjer i dit Excel-ark.
Opret egen importdefinition
Nu hvor du har dit indlæsningsark klar, skal du oprette en importdefinition, som kan indlæse arket.
Gå til Virksomhed - Opsætning - Dataimport. Vælg 'Løndata' og 'Opret egen importdefinition' og klik på 'OPRET DEFINITION'.
Vælg 'Række' og indsæt et navn for din importdefinition og angiv nr. på den linje, hvor overskrifterne er.
Klik på 'Vælg fil' og hent den gemte fil og klik 'OPRET'.
Du skal nu mappe de kolonner, som skal indlæses. Det er følgende 3 kolonner:
- Cpr.nr. (eller ekstern reference, hvis I bruger denne, så skal den blot være tilføjet dit indlæsningsark). skal mappes med CPR-nummer i Intect.
- Saldo: skal lande i feltet 'Beløb' i Intect.
- Lønart: bestemmer den 'Lønart', som skal tilføjes på medarbejderen løndata.
Du kan teste om din importdefinition virker ved at klikke på 'TEST'. Her har du også mulighed for at tjekke om der er noget der fejler og få rettet det til, inden du indlæser arket.
Gem definition
Hvis alt ser ud til at fungere, som det skal efter du har testet, kan du vælge, om du vil indlæse arket med det samme eller om du først vil gemme din importdefinition, så du har den til en anden gang.
'GEM DEFINITION', så har du denne skabelon, til senere brug og så skal du følge næste punkt i denne vejledning 'Importér data'.
'KØR UDEN AT GEMME', hvis du ikke skal bruge skabelonen igen.
Importér data
Gå til Virksomhed - Opsætning - Dataimport - vælg 'Løndata' og 'Upload udfyldt fil' og klik 'UPLOAD'.
Vælg din importdefinition i rullemenuen og vælg 'Opdatér kun eksisterende' - klik på 'Vælg fil' og find din gemte Excel fil. Du vil nu få vist de tre første linjer i arket, så du kan dobbelttjekke, at det ser korrekt ud.
Klik på 'IMPORTÉR' og systemet vil give besked om evt. fejl og advarsler. De samme advarsler vil du have fået, da du lavede en test for din importdefinition.
Importen udføres uden fejl og du vil nu kunne se under lønkørslen, at medarbejderne får udbetalt den fulde saldo for Fritvalg/SH-dage, så saldoen er i nul.
Vigtig!
Vær opmærksom på, at du skal være færdig med dine øvrige løntilretninger for perioden, før du laver denne øvelse. Hvis du tilretter løndata efterfølgende kan det ændre på beregningen af fritvalg på medarbejderens lønseddel for den indeværende lønperiode og så kan det indlæste beløb være forkert. Du bør derfor først lave denne øvelse, når alle løndata er tilrettet i lønkørslen.