I denne vejledning beskriver vi, hvordan du kan bruge funktionen 'Avancerede Dimensioner'. Dimensioner skal forstås som en værdi, du kan opdele din løndata i, og som derefter overføres til rapporterne og bogføringen. Formålet med dimensioner er at omkostningsfordele udgifter i regnskabet. Dimensionerne vises altså ikke på medarbejderens lønseddel, men fremgår af rapporterne. Dog er det muligt for medarbejderne at trække en specifikation til lønsedlen, og heri vil dimensionerne kunne ses.
Denne artikel er sidst opdateret: marts-2023.
Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet.
Sådan kontakter du Intect Support
_____________________________________________________________________________________________
Læs evt. også vejledningen om 'Dimensioner', som beskriver, hvordan du bruger dimensioner som et fritekst-felt fremfor en foruddefineret rullemenu, som de Avancerede Dimensioner tilbyder. Fordelen ved at have foruddefinerede dimensionsværdier er, at man undgår tastefejl o.l., som økonomisystemet ikke kan genkende, hvis værdierne efterfølgende skal bruges her.
Avancerede Dimensioner
For at tilvælge dimensioner går du til 'Virksomhed' - 'Indstillinger' - 'Bogføring og dimensioner'. Her kan du indsætte navnet for dine dimensioner. Der er mulighed for 3 forskellige dimensioner.
Under indstillinger har du også mulighed for at tilvælge:
- 'Avancerede dimensioner'. De avancerede dimensioner kan også aktiveres under Virksomhed - Opsætning - Dimensioner. Vi anbefaler, at du læser beskeden om avancerede dimensioner, inden funktionen aktiveres. Se billedet nedenfor.
- 'Fordeling af automatiske dimensionsværdier': Markeres hvis afledte lønudgifter, såsom ATP og pension, også skal fordeles.
Indsæt navn på dimensionen og klik på 'Aktivér.
På billedet nedenfor er der opsat 3 dimensioner: Restaurant, Køkken og Bar.
Under hver dimension skal der oprettes de værdier, som det skal være muligt at omkostningsfordele på.
Eksempel:
I restauranten kan man arbejde som Tjener eller som Afrydder, hvilket er oprettet under dimensionen.
Under indstillinger kan ses, at de avancerede dimensioner er tilvalgt pr. automatik. Du har mulighed for at tilvælge:
- 'Fordeling af automatiske dimensionsværdier': Markeres hvis afledte lønudgifter, såsom ATP og pension, også skal fordeles.
Du skal nu gennemgå lønarterne, som du ønsker skal fordeles.
Gå til 'Virksomhed' - 'Opsætning' - 'Løn- og tidsarter' - 'Lønarter, overblik'. Klik på 'Fuld' visning og gå til kolonnen 'Fordeling af dimensionsværdier'. Ud fra hver lønart skal du tage stilling til, om lønarten skal 'Fordeles', 'Basis for fordeling' eller 'Ignorér'.
- Fordeles: Værdien på lønarten samt de afledte lønudgifter (fx Pension og ATP) fordeles på dimensionen/er.
- Basis for fordeling: Værdien på lønarten danner grundlag for hvordan dimensionsfordelingen skal være.
- Ignorér: Lønarten skal ikke indgå i omkostningsfordelingen. Beløbet fordeles ud fra den dimension, der står på lønarten.
Eksempel på avancerede dimensioner
I dette eksempel har vi en restaurant, hvor man kan arbejde i Køkken, Restauranten eller Baren. Der er valgt avancerede dimensioner for at få omkostningsfordelt udgifterne på de forskellige områder.
Danica Test arbejder på fuldtid som Barchef i Baren, men har i denne måned hjulpet til i køkkenet med opvasken, ud over sine almindelige arbejdstimer. Løndata er tastet som vist på billedet nedenfor. Vær opmærksom på, at du her skal vælge værdien i rullemenuen ud for dimensionen.
Løndata er tastet som vist på billedet nedenfor:
I rapporten 'Lønkørselstotaler' vises omkostningsfordelingen på dimensionerne. I nedenstående eksempel kan ses, at lønnen fordeles på hhv. Barchef og Opvasker, og det samme gør sig gældende med de afledte udgifter (ATP).
Dimensioner via tidsmodulet
Anvender I tidsmodulet, kan der på samme måde indsættes fx 'Afrydder' ud for dimensionen. Se billedet nedenfor:
Når timerne godkendes (ved at klikke på 'Godkend perioden'), overføres data til 'Løndata', og dimensionsværdien følger med, som vist på billedet nedenfor:
Dimensionsværdier direkte på medarbejder-niveau eller på skabelonen
Det er muligt at indsætte en standard dimensionsværdi direkte på medarbejderskabelonen og/eller på medarbejderens stamdata. Disse standardværdier vil automatisk blive anvendt på alle poster i løndata. Du skal angive, om standard-værdierne skal kunne overstyres manuelt af en lønadministrator, eller om de skal være låste.
OBS! Hvis du vælger 'Tillad overstyring' på skabelonen og dernæst vælger at det skal opdateres på medarbejderne, vil det medføre at de faste dimensioner fjernes på medarbejdernes løndata. Vælger du kun at opdatere skabelonen, betyder det, at når du tilføjer en ny lønart på løndata vil den ikke automatisk have tildelt en dimension, men du skal vælger den dimension, som skal tilføjes i rullemenuen.
På skabelonen kan det dermed se således ud:
På medarbejderens stamoplysninger, under 'Ansættelse', kan de se således ud:
Dimensionsværdier på lønarter
På lønarterne er det også en mulighed at opsætte standard dimensionsværdier, hvis du benytter 'avancerede dimensionsværdier'. Vær opmærksom på, at en standardværdi, der er opsat på lønarts-niveau, slår igennem uanset andre indstillinger, og uden mulighed for overstyring. Det vil sige, at standardværdier, som er opsat på medarbejderen eller på skabelonen, vil blive ignoreret, og der vil ikke være mulighed for at redigere dimensionsværdien manuelt.
Dertil kan du angive, at en lønart skal være helt fritaget for dimensionsværdier. Det vil sige, at der aldrig må kunne angives nogen form for dimensionsværdi, når lønarten benyttes. Denne indstilling har højere prioritet end al anden opsætning, og gælder samlet for alle tre understøttede dimensioner, når den aktiveres.
Bemærk, at for timeposter vil standardværdierne ikke kunne ses med det samme, under 'Timer', men de vil stadig slå igennem, når posterne godkendes og dermed omdannes til løndata.