Kontraktsigneringsværktøjet gør det nemt at sende, modtage og administrere digitale underskrifter på dokumenter.
Men for at kunne anvende værktøjet skal der laves en kontraktskabelon.
For at gøre processen endnu mere effektiv, kan du anvende replacetags til at udfylde information fra HR-systemet i dine kontrakter.
Denne guide viser dig, hvordan du bruger værktøjet og tilpasser dine dokumenter med replacetags.
Hvad du vil lære i denne artikel:
- Hvordan du formulerer sætninger for korrekt brug af replacetags.
- Hvordan du indsætter replacetags.
- Hordan du upoader en kontrakt til kontraktsigneringsvæktøjet
Artiklen er designet til HR-administratorer, der er ansvarlige for at opdatere og vedligeholde kontrakter i Intect HR. Den indeholder trin-for-trin-vejledning og tips, der hjælper dig med at udføre opgaven nemt og effektivt.
Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet.
Sådan kontakter du Intect Support
_____________________________________________________________________________________________
1. Formulering af sætninger for korrekt brug af replacetags
Når du arbejder med replacetags er det vigtigt at formulere sætninger korrekt.
Dette sikrer, at de data, som hentes fra HR-systemet, anvendes præcist og uden misforståelser.
Da replacetags trækker specifikke oplysninger fra systemet (som fornavn, stilling, eller startdato), skal sætninger være tydelige og specifikke.
Replacetags kræver, at sætninger er lukkede og specifikke for at fungere korrekt, da de ikke kan tilpasses.
Generelle retningslinjer:
- Undgå fritekstfelter: Husk, at replacetags ikke kan udfylde brugerdefineret tekst. De indsætter kun den data, der er knyttet til feltet i HR-systemet.
- Brug replacetags til præcise oplysninger: Formulér sætninger, så replacetags udfylder det ønskede felt uden behov for yderligere tilpasning.
Eksempler:
I dette afsnit er alle sætninger er åbent og forkert formuleret:
|
Medarbejderen tiltræder stillingen som [titel] med virkning fra dato / med tilbagevirkende kraft fra dato / foreløbigt med henblik på senere fastansættelse.
Som bilag X er vedlagt en jobbeskrivelse / Jobbeskrivelsen udformes løbende i samarbejde med medarbejderen / Der er ingen fast jobbeskrivelse, da stillingen indebærer en dynamisk rolle.
Som følge af tidligere ansættelse i virksomheden beregnes medarbejderens anciennitet fra [dato] / Ancienniteten beregnes fra dags dato / Anciennitet er ikke relevant for denne stilling.
Arbejdsstedet er virksomhedens adresse / en anden adresse / hybrid mellem hjemmearbejde og fysisk fremmøde / frit valg inden for aftalte rammer.
Der kan forventes / Der må påregnes / Der kan opstå behov for rejseaktivitet i indland og/eller udland / Rejseaktivitet er ikke en del af stillingen.
For tidsbegrænset ansættelse: Ansættelsesforholdet ophører uden yderligere varsel den [slutdato for ansættelse] / Ansættelsen kan forlænges efter nærmere aftale / Ansættelsen overgår til fast stilling, hvis begge parter ønsker det / Stillingen evalueres løbende med henblik på fortsat ansættelse. |
For at bryde afsnittet ned, og forsøge at komme med et korrekt eksempel, se nedenstående tabel:
| Korrekt formuleret afsnit (med tags) | Forkert formuleret afsnit | |
| Ansættelsesdato | Medarbejderen ansættes med virkning pr. {{Position.StartDate}} som {{Employee.Role}} | Medarbejderen tiltræder stillingen som [titel] med virkning fra dato / med tilbagevirkende kraft fra dato / foreløbigt med henblik på senere fastansættelse. |
| Stillingsbeskrivelse | Medarbejderens primære arbejds- og ansvarsområde er {{Employee.Accountabilities}} |
Som bilag X er vedlagt en jobbeskrivelse / Jobbeskrivelsen udformes løbende i samarbejde med medarbejderen / Der er ingen fast jobbeskrivelse, da stillingen indebærer en dynamisk rolle. |
| Anciennitet | Medarbejders anciennitet tager udgangspunkt fra {{Employee.FirstEmploymentDate}} | Som følge af tidligere ansættelse i virksomheden beregnes medarbejderens anciennitet fra [dato] / Ancienniteten beregnes fra dags dato / Anciennitet er ikke relevant for denne stilling. |
| Arbejdssted |
Arbejdsstedet er primært {{Employee.LocationVisitingStreetAddress}}{{Employee.LocationVisitingPostalCode}} {{Employee.LocationVisitingPostalArea}} |
Arbejdsstedet er virksomhedens adresse / en anden adresse / hybrid mellem hjemmearbejde og fysisk fremmøde / frit valg inden for aftalte rammer. |
| Tidsbegrænset |
Ansættelsesforholdet ophører uden opsigelse den {{Employee.EmploymentEndDate}}
|
Ansættelsesforholdet ophører uden yderligere varsel den [slutdato for ansættelse] / Ansættelsen kan forlænges efter nærmere aftale / Ansættelsen overgår til fast stilling, hvis begge parter ønsker det / Stillingen evalueres løbende med henblik på fortsat ansættelse. |
2. Indsæt replacetags i word-fil
- Åbn din kontraktskabelon i tekstredigeringsværktøjet, f. eks Word.
- Placer din markør, hvor du vil indsætte et replacetag.
- Brug replacetags i følgende format:
-
{{FirstName}}for fornavn. -
{{LastName}}for efternavn. -
{{SigningDate}}for underskrivelsesdato. -
{{Email}}for e-mailadresse.
-
Eksempel:
Hvis din kontrakt skal starte med:
Jeg, {{FirstName}} {{LastName}}, bekræfter hermed...
Dette vil automatisk blive udfyldt med modtagerens oplysninger ved afsendelse.
Fortsæt nu kontrakten igennem. Meget ofte kræver denne øvelse at kontrakterne bliver omformuleret til lukkede og meget konkrete sætninger, så et replacetag kan træde i stedet for de mange valgmuligheder.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)