Denne artikel guider dig gennem processen med at ansætte en ny medarbejder i HR-systemet. Du får en enkel og struktureret oversigt over, hvordan du opretter medarbejderens profil og tilføjer relevante ansættelsesoplysninger. 

Sørg for, at alle oplysninger er korrekte, da de bruges til lønbehandling og andre HR-processer.

Hvad du vil lære i denne artikel:

1. Hvordan du opretter en ny medarbejderprofil.
2. Hvilke oplysninger der er obligatoriske at udfylde.
3. Hvordan du tilføjer ansættelsesvilkår, som stillingsbetegnelse, løn og startdato.

Artiklen er designet til HR-administratorer, der er ansvarlige for onboarding af nye medarbejdere, og den indeholder billeder og tips, der hjælper dig med at udføre opgaven effektivt.

Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet. 

Sådan kontakter du Intect Support

_____________________________________________________________________________________________

1. Log ind i HR-systemet

Log ind i HR-systemet med dine administrator-oplysninger.

2. Vælg "Ansæt ny medarbejder"

Når du er logget ind, skal du navigere til menuen og vælge funktionen "Ansæt ny medarbejder". Dette åbner en formular, hvor du kan begynde at registrere medarbejderens oplysninger.

• Klik på knappen "Ansæt ny medarbejder" i menuen i højre side af startsiden.
• Dette vil åbne en formular, hvor du kan indtaste oplysninger om den nye medarbejder.

3. Indtast personlige oplysninger

Udfyld de nødvendige felter:

• Navn: Fulde navn på medarbejderen, som angivet i officielle dokumenter.
• CPR-nummer (eller relevant ID): Medarbejderens personlige identifikationsnummer, som sikrer korrekt registrering i systemet og evt. indberetning til offentlige myndigheder.
• Omkostningssted: Specificer det omkostningssted, hvor medarbejderens løn og udgifter skal registreres.
   
• Afdeling: Vælg den relevante afdeling, som medarbejderen skal tilknyttes, baseret på organisationsstrukturen.

4. Send formular 

Intect anbefaler at sende en formular til den nye medarbejder, for at sikre at de personlige oplysninger er korrekte. 

5. Angiv oplysninger om ansættelsesforholdet

Felterne der bliver synlige i dette vindue, er de felter der er tjekket af under skabelonopsætningen i Intect HR. 

Indtast oplysninger om ansættelsen:

• Skabelon: Vælg den skabelon som medarbejderen skal ansættes på, med udgangspunkt i de skabeloner organisationen har dannet i Intect Payroll.
  • Overenskomst: Gruppeindstilling for skabeloner, eks. virksomhedens navn.
  • Ansættelsesform: Skabelon i Intect.
• Startdato: Den dato ansættelsesforholdet begynder.
• Prøvetid: Angiv om der er prøvetid.
• Arbejdstimer om ugen: Angiv arbejdstimer om ugen.
• Inkluderet i headcount: Er ansættelsen en del af headcount?

6. Angiv oplysninger om stillingen 

• Rolle: Den specifikke rolle medarbejderen skal varetage inden for organisationen.
• Titel: Medarbejderens officielle stillingsbetegnelse, som fremgår af kontrakter og interne systemer.
• Afdeling: Vælg den relevante afdeling, som medarbejderen skal tilknyttes, baseret på organisationsstrukturen.
• Leder: Navn på medarbejderens direkte leder, som vil være ansvarlig for opfølgning og godkendelser.
• Startdato: Den dag medarbejderen begynder sin ansættelse.
• Slutdato: Hvis ansættelsen er tidsbegrænset, angives datoen for sidste arbejdsdag.
   

7. Angiv oplysninger om medarbejderens gage 

• Form for løn.
• Grundløn.
• Lønkomponenter.
• Fordele. 

8. Afvent oplysninger fra den nye medarbejder 

Når du har indtastet alle oplysninger, og medarbejderen endnu ikke har indtastet sine personlige oplysninger, har du i dette vindue mulighed for at sende en reminder, eller kopiere linket og sende det via en ekstern kommunikationskanal. 

9. Gennemse og gem

Når medarbejderen har indtastet sine personlige oplysninger, skal HR og nærmeste leder godkende. 

• Gennemse alle de indtastede oplysninger for at sikre, at de er korrekte.
• Leder godkender (HR-admin kan godkende for leder).
• HR godkender.
• Klik på Godkend.

10. Ansættelseskontrakt 

• Ny kontrakt: Processen for kontraktunderskrivelse med udgangspunkt i organisationens uploadede kontrakter i HR-systemet, påbegyndes. 
• Ingen aftale: Processen afsluttes, og brugeren videresendes til et vindue, hvor man manuelt kan uploade en ansættelseskontrakt på medarbejderens profil under filarkiv. 

11. Afslut 

Når processen er færdig vises du dette vindue. 

Hvordan ser formularen ud som den nye medarbejder modtager? 

Når medarbejderen har udfyldt skemaet:

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad gør jeg, hvis jeg laver en fejl?

• Hvis du opdager en fejl, kan du redigere medarbejderens profil ved at gå til oversigten og klikke på Rediger.

Kan jeg ansætte flere medarbejdere på én gang?

• Nej. 

Hvordan finder jeg processen igen, hvis jeg har været gået ud af den?

• Gå til forsiden og vælg Aktive processer > Ansætelse af medarbejder > find medarbejderen i en af fanerne, hvis ikke du kan huske, hvornår i processen du forlod den. 

Hvordan kan jeg se, hvor langt jeg er i processen? 

• I menuen i højre side. 

Hvad sker der efter registreringen?

• Medarbejderen vil modtage et link, hvor denne kan udfylde sine personlige informationer.
• Medarbejderen vil modtage adgangsoplysninger.