Denne artikel guider dig gennem processen med at give adgang til flere medarbejdere i HR-systemet.
Ved at følge denne vejledning sikrer du, at medarbejdere hurtigt kan komme i gang med at bruge HR-systemet.
Hvad du vil lære i denne artikel:
- Hvordan du inviterer medarbejdere til HR-systemet
Artiklen er designet til HR-administratorer, der er ansvarlige for at invitere nye medarbejdere til HR-systemet, og den indeholder billeder og tips, der hjælper dig med at udføre opgaven effektivt.
Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet.
Sådan kontakter du Intect Support
_____________________________________________________________________________________________
! Kontakt din implementeringskonsulent !
Inden du inviterer alle medarbejdere til HR-systemet og hermed 'Går live' efter opsætningsperioden (implementering sammen med en konsulent), er det vigtigt at du kontakter din implementeringskonsulent og aftaler hvilken dag du ønsker at I som virksomhed 'går live' i Intect HR.
Dette er vigtigt, da vi hos Intect skal aktivere notifikationer, som blandt andet sikrer at slutbrugeren modtager emails fra systemet.
1. Log ind som HR-administrator
Log ind på HR-systemet med dine administratoroplysninger.
2. Gå til Forretningsorganisation
- Du kan vælge Organisation i top menuen
- eller trykke på dit eget navn og vælge din Virksomheds navn øverst i menuen i venstre side (i dette eksempel: MakeIT)
- Tryk på hyperlinket for at gå til afdelingens overblik
- Gå til menuen i højre side og vælg 'Send invitationer'
3. Indstillinger for invitationer
Invitationerne vil blive sendt via mail.
- Her vil du kunne foretage ændringer i emnefeltet og selve emailen, Intect HR har en standard Velkomstmail du eventuelt kan tage udgangspunkt i, og tilpasse efter behov.
- Du vil kunne foretage indstillinger vedrørende
- Brugernavn: medarbejdernummer, email (arbejde) eller privat email.
- Hvem invitationerne skal sendes til: Kun nye medarbejdere, Nye og eksisterende medarbejdere, kun eksisterende medarbejdere.
- Om medarbejderen skal kunne lave deres eget brugernavn (sæt flueben - hvis dette ønskes)
- Hvilken type medarbejdere der skal ansættes (white collar eller blue collar - Funktionær eller faglært/ufaglært arbejder)
- Om alle afdelinger inklusiv underafdelinger skal inviteres (sæt flueben - hvis dette ønskes)
- Om det kun er ledere (medarbejdere der er blå i systemet)
- Om alle der tidligere inviteret skal inviteres igen.
- Om eksterne medarbejdere skal inviteres (medarbejdere der er orange i systemet)
4. Eksempler og afsending af invitationer
- Du kan få vist en forhåndsvisning af emailen ved at trykke på ikonet med en lup.
- Du kan få vist hvem der vil modtage invitation til HR-systemet ved at trykke på ikonet med en liste.
Når du har gennemgået eksemplerne og sikret dig at det ser rigtigt ud kan du sende invitationerne.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvem kan give adgang til HR-systemet?
Kun brugere med administratorrettigheder kan give adgang til nye medarbejdere eller ændre eksisterende adgangsrettigheder.
Kan jeg begrænse adgangen til specifikke funktioner?
Ja, hvis medarbejderen er administrator, kan du ændre i administrator indstillinger.
Medarbejdere der kun er medarbejdere i systemet har kun adgang til deres egne data.
Medarbejdere der er ledere i systemet har kun adgang til deres egne data og deres medarbejderes data.
Hvad gør jeg, hvis medarbejderen ikke modtager en invitation?
- Bed medarbejderen om at tjekke deres spammappe.
- Bekræft, at e-mailadressen er korrekt indtastet.
- Send invitationen igen fra adgangsstyringen.
Kan jeg deaktivere en brugers adgang midlertidigt?
Nej.